Política de Privacidad

1. Los roles: quién es responsable de tus datos

Si eres cliente de un negocio que usa Neralda: ese negocio es el responsable de tus datos — él decide registrarlos y usarlos para atenderte. Nosotros somos el encargado: tratamos tus datos únicamente por cuenta del negocio, para que la plataforma funcione. Los derechos sobre tus datos los ejerces ante el negocio que te atiende; nosotros lo ayudamos a cumplir.

Si eres usuario de la plataforma (personal o profesionales del negocio) o visitante, nosotros somos responsables de los datos de tu cuenta o de tu contacto comercial.

2. Qué datos se tratan

• Si eres cliente de un negocio: identificación y contacto (nombres, cédula, teléfono, correo, fecha de nacimiento, género), citas, notas y etiquetas que el negocio registra sobre tu atención (por ejemplo, tratamientos realizados, alergias o condiciones de la piel), fotos de antes/después y documentos que el negocio suba, pagos registrados (monto y método; no guardamos datos de tarjetas), y tus mensajes de WhatsApp con el asistente del negocio.
• Si eres usuario del negocio: nombre, correo, teléfono, rol y actividad en el sistema.
• Si eres visitante o contacto comercial: los datos que nos envías por WhatsApp o formularios.

Algunos de estos datos — como los registros de tratamientos, alergias, condiciones de la piel y las fotos de antes/después — pueden constituir datos de salud, que son datos sensibles bajo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) del Ecuador. Por precaución, los tratamos con la protección reforzada que la ley da a los datos sensibles.

3. Para qué se usan

Exclusivamente para que el negocio que te atiende gestione su servicio: agendar y recordarte citas por WhatsApp, comunicarse contigo, llevar el registro de tu atención, emitir el comprobante de lo que pagas y administrar su operación. Nunca vendemos datos, nunca los usamos para publicidad, y nunca los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Si el negocio usa un sistema contable conectado, los datos que la factura necesita (nombre, cédula o RUC, teléfono, correo y el detalle de lo cobrado) se envían a ese sistema cuando te registran un pago. Es el mismo dato que iría en cualquier factura, y va a la contabilidad del negocio que te atiende — no a la nuestra.

4. Inteligencia artificial

La plataforma usa inteligencia artificial en dos lugares, y conviene que sepas la diferencia:

• El asistente que te responde por WhatsApp. Cuando le escribes al negocio, lo que escribes lo lee un sistema de inteligencia artificial para entenderte y contestarte —agendar, mover o cancelar tu cita, y responder tus preguntas—. Ese texto se procesa a través de la API del proveedor OpenAI, en servidores ubicados en Estados Unidos.
• Herramientas internas del negocio (resúmenes de actividad y un brief diario para el equipo). Las usa el personal, no tú.

Qué viaja a ese proveedor. Únicamente tu nombre de pila, los últimos mensajes de la conversación y, de tus citas, la fecha, la hora, quién te atiende, la sucursal, el tratamiento y el estado.

Qué no viaja. No se envían tu teléfono, tu cédula, tu correo ni tu dirección.

Según los términos de ese proveedor, los datos enviados por API no se usan para entrenar sus modelos y pueden conservarse de forma transitoria y limitada —hasta 30 días— para control de abuso, y luego se eliminan.

La inteligencia artificial solo asiste: las decisiones sobre tu atención las toma siempre el personal del negocio, y ninguna decisión que te afecte se toma de forma automatizada.

5. Dónde se guardan los datos y quién más los procesa

Usamos proveedores tecnológicos de primer nivel, algunos ubicados en Estados Unidos:

• Supabase — base de datos y archivos (cifrados)
• Vercel — alojamiento de la aplicación
• OpenAI — funciones de inteligencia artificial
• Meta (WhatsApp) — mensajería con el negocio que te atiende
• Upstash — memoria temporal del asistente de WhatsApp
• Resend — correos del sistema (invitaciones y avisos de cuenta)

Esos proveedores están en Estados Unidos, un país que la autoridad ecuatoriana no ha declarado con nivel adecuado de protección de datos. Te lo decimos con todas las letras porque la ley exige informarlo: significa que, una vez allá, tus datos no quedan cubiertos por una declaratoria de equivalencia con la protección ecuatoriana.

La transferencia se ampara en el artículo 60 de la LOPDP: es necesaria para ejecutar el servicio que contrataste con el negocio (numeral 4) —sin ella no habría agenda, ni recordatorios, ni historial— y, cuando registras tu consentimiento, lo das informado de lo anterior (numeral 2).

Además, y como refuerzo, cada proveedor tiene firmado con nosotros un acuerdo de tratamiento de datos que lo obliga contractualmente a proteger la información, a usarla solo por nuestra cuenta y a no destinarla a fines propios.

Además, si el negocio que te atiende tiene conectado su sistema contable Contífico (empresa ecuatoriana, con servidores en Ecuador), los datos que la factura necesita se envían ahí para emitir tu comprobante. Esa información pasa a estar bajo el control del negocio y de su contabilidad, con las obligaciones de conservación que la ley tributaria le impone.

6. Cómo se protegen

Aislamiento de la información de cada negocio, cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles (cada usuario ve solo lo que su función requiere), enlaces de archivos de corta duración, autenticación firmada entre componentes del sistema, respaldos periódicos y auditorías de seguridad internas.

7. Cuánto tiempo se conservan

Mientras el negocio que te atiende mantenga su cuenta activa y durante el período de devolución posterior a la terminación de su contrato. Vencido ese período, los datos se eliminan de los sistemas activos. Además, puedes pedirle al negocio la eliminación de tus datos en cualquier momento (ver sección 8).

Con más detalle, por tipo de dato:

• Tu ficha (nombre, contacto, historial de atención): mientras seas cliente del negocio, y hasta 2 años después de tu última visita. Pasado ese tiempo se anonimiza.
• Fotos y archivos de tu atención: mientras seas cliente. Se eliminan de inmediato si lo pides.
• Comprobantes de venta y registros de pago: 7 años. No es una decisión del negocio ni nuestra — es el plazo mínimo de conservación que le exige la normativa tributaria ecuatoriana, y es el mismo tiempo durante el cual la administración tributaria puede revisar un ejercicio pasado.
• Conversaciones con el asistente de WhatsApp: 12 meses.
• El registro de tu consentimiento (cuándo lo diste, por qué canal y qué versión de esta política aceptaste): 5 años desde que termina la relación. Se conserva precisamente para poder demostrar que tus datos se trataron con tu permiso.

8. Tus derechos

Bajo la LOPDP tienes derecho a acceder, rectificar, actualizar, eliminar, oponerte al tratamiento y solicitar la portabilidad de tus datos, entre otros.

• Clientes de un negocio: ejerce estos derechos directamente ante el negocio que te atiende (el responsable); la plataforma le da las herramientas para atenderte — puede entregarte una copia de tus datos o eliminarlos a tu pedido.
• Usuarios y contactos: escríbenos a soporte@jwautomatizations.com.

Plazo: tu solicitud se atiende en un máximo de 15 días desde que se recibe. Si el pedido es complejo y hace falta más tiempo, se te informa dentro de ese plazo explicando por qué.

Un límite que conviene que sepas. Si pides que se eliminen tus datos, se eliminan del sistema — pero la normativa tributaria obliga al negocio a conservar los comprobantes de venta por 7 años. Los datos que ya salieron en una factura emitida (tu nombre, tu cédula y lo que compraste) se conservan por esa obligación legal, no porque el negocio quiera. Es la única excepción, y la LOPDP contempla expresamente que un tratamiento exigido por ley no se puede suprimir a pedido.

Si consideras que tus derechos no fueron atendidos, puedes acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

9. Menores de edad

Los datos de clientes menores de edad son registrados por el negocio con el consentimiento de sus representantes legales, conforme a la LOPDP.

10. Cambios a esta política

Publicaremos las actualizaciones en esta misma página con su fecha. Los cambios relevantes se avisarán dentro de la plataforma.